Công ty cung cấp dịch vụ điều tra nội bộ doanh nghiệp

Hành vi bất hợp pháp hoặc phi đạo đức có thể xảy ra ở bất kỳ nơi làm việc nào, có thể là nhân viên hay quản lý.

Nhân viên có thể ăn cắp tiền hoặc bí mật thương mại. Quản lý có thể cho phép hối lộ được trả tiền để đảm bảo một hợp đồng béo bở hoặc sử dụng thủ đoạn gian lận thống kê kế toán để biển thủ. Có vô số cách mà nhân viên hay quản lý của công ty có thể phạm sai lầm.

Nếu một tổ chức nghi ngờ rằng có điều gì đó không ổn, một trong những bước đầu tiên cần thực hiện là điều tra để xác định sự thật. Dựa trên những sự kiện này, chủ doanh nghiệp có thể biết để mà xử lý kịp thời.

Kết luận điều tra có thể xa thải một nhân viên hoặc nó có thể tiết lộ một vấn đề sâu bên trong công ty đòi hỏi sự ứng biến và hành động ngay lập tức. Việc điều tra nội bộ cũng có thể áp dụng bất kỳ hành vi sai trái nào từ công ty, cho phép nó loại bỏ những quả táo xấu, quảng bá văn hóa tổ chức tốt, hạn chế trách nhiệm pháp lý và bảo vệ uy tín của công ty.

Một lợi ích khác của việc tiến hành một cuộc điều tra nội bộ là giúp công ty chuẩn bị đối phó với việc hỏi các nhà quản lý nếu sự thật của vấn đề đã được biết đến. Sẽ tốt hơn cho một công ty để tìm ra điều gì đó gây tổn hại đầu tiên Trong hầu hết các trường hợp điều tra trước, công ty sẽ ngăn chặn hoặc giảm rủi ro rất nhiều.

Hạn chế chính đối với các cuộc điều tra là chúng tốn thời gian và thường tốn kém. Một công ty xem xét một cuộc điều tra có thể bị hạn chế về thời gian hoặc thiếu chuyên môn cần thiết. Để giúp giảm gánh nặng tài chính, một công ty nên bắt đầu mỗi cuộc điều tra với một kế hoạch được soạn thảo cẩn thận.

Khi chuẩn bị kế hoạch, một vấn đề quan trọng cần xem xét là bản chất của hành vi sai trái. Các hành vi phạm tội nghiêm trọng hơn, cuộc điều tra càng mở rộng. Hành động ăn cắp bữa trưa của đồng nghiệp trong tủ lạnh không được đảm bảo điều tra đầy đủ. Nhưng một cái gì đó lớn hơn – chẳng hạn như hối lộ hoặc lừa đảo – hầu như luôn đảm bảo một cuộc điều tra đầy đủ.

Một vấn đề quan trọng khác là phạm vi điều tra. Hay phạm vi sẽ bị thu hẹp, chỉ mở rộng đến một hành động cụ thể của một nhân viên cụ thể?

Phạm vi điều tra cũng sẽ phụ thuộc vào việc làm sai trái. Đối với các trường hợp hối lộ và gian lận có thể xảy ra trong các khoảng thời gian dài hơn, phạm vi sẽ rộng hơn các trường hợp một lần của hành vi sai trái của nhân viên. Trong nhiều trường hợp, phạm vi của điều tra có thể tự nhiên mở rộng khi tìm kiếm số tiền thu được.

Các công ty cũng phải xem xét ai sẽ được chỉ định làm điều tra viên. Lý tưởng nhất, các điều tra viên nên được xem như là một người độc lập và vô tư; chắc chắn, người đó không nên là người báo cáo cho người đang bị điều tra.

Sử dụng công ty điều tra độc lập tư vấn có thể là một lựa chọn tốt, đặc biệt là trong các trường hợp vi phạm pháp luật. Công ty điều tra có thể kiểm tra một công ty khách quan và sẽ không bị cản trở bởi quy định nội bộ. Luật sư riêng thường làm việc song song với bộ phận tư vấn nội bộ của công ty để có được thông tin chi tiết về các hoạt động của tổ chức để điều tra.

Một khía cạnh quan trọng khác để lập kế hoạch điều tra là xác định các nhân chứng được phỏng vấn và thu thập bằng chứng có liên quan. Khía cạnh này là một quá trình liên tục. Khi có nhiều sự kiện được phát hiện, nhiều tên nhân chứng hơn thường xuất hiện. Các nhà điều tra sẽ phải biên soạn tỉ mỉ và nghiên cứu tất cả các dạng chứng cứ.

Điều tra viên nên cẩn thận ghi lại từng bước của quá trình điều tra để tạo ra một hồ sơ vĩnh viễn về những gì đang được khám phá, cách thông tin được phát hiện và ai tiết lộ những gì. Kết quả cuối cùng được biên soạn thành một báo cáo chi tiết bằng văn bản, sau đó có thể được sử dụng làm bằng chứng để kỷ luật một nhân viên, xây dựng một vụ án hợp pháp, tiết lộ cho cổ đông hoặc giải quyết những thiếu sót hệ thống của công ty.

Một thành phần trung tâm của cuộc điều tra là các cuộc phỏng vấn nhân chứng, nên được thực hiện sau khi tất cả các tài liệu liên quan đã được biên soạn và xem xét kỹ lưỡng. Nếu không chuẩn bị, các cuộc phỏng vấn sẽ không hiệu quả. Cũng quan trọng như cuộc phỏng vấn là báo cáo phỏng vấn bằng văn bản. Thông thường, những kỷ niệm không đáng tin cậy, vì vậy các báo cáo đóng vai trò là bản ghi chép của mỗi cuộc phỏng vấn. Và khi các báo cáo phỏng vấn được kiểm tra cùng với nhau, các sự kiện thường trở nên rõ ràng hơn.

Một phần của nghệ thuật phỏng vấn nhân chứng liên quan đến sự hiểu biết sắc thái văn hóa. Điều này đặc biệt quan trọng trong các cuộc điều tra xuyên biên giới, trong đó một công ty mẹ ở nước ngoài (hoặc công ty luật) điều tra hành vi trong một công ty con của Thái Lan, chẳng hạn. Thực thể nước ngoài có thể sẽ không hiểu vấn đề duy nhất đối với Thái Lan, chẳng hạn như luật lao động và luật lao động của Thái Lan, các vấn đề riêng tư và ngôn ngữ tất nhiên. Hiểu văn hóa Thái Lan và cách giao tiếp và đặt câu hỏi cho nhân viên cũng sẽ mang lại kết quả phỏng vấn hiệu quả hơn nhiều. Vì những lý do này, chúng tôi luôn khuyến nghị các chuyên gia địa phương hỗ trợ các bên nước ngoài khi tiến hành các cuộc điều tra xuyên biên giới.

Điều tra là một thành phần quan trọng về cách một công ty phát hiện hành vi sai trái. Họ có thể không chỉ giúp loại bỏ hành vi sai trái, mà còn cho thấy nhân viên rằng tổ chức có hành vi sai trái một cách nghiêm túc. Hơn nữa, với một cuộc điều tra một công ty có thể cho công chúng thấy rằng nó sẽ kiên quyết và nghiêm túc giải quyết các cáo buộc về hành vi sai trái. Điều này có thể giúp tổ chức tự tránh xa hành vi xấu. Quan trọng hơn, điều tra khuyến khích một nền văn hóa minh bạch và trách nhiệm, không chỉ giới hạn trách nhiệm pháp lý mà còn mang lại lợi ích cho danh tiếng và thành công lâu dài của doanh nghiệp.

Bản tóm tắt này được thiết kế để cung cấp thông tin chung và không được cung cấp dưới dạng lời khuyên cụ thể về bất kỳ vấn đề cụ thể nào.

Bài viết liên quan
error: Content is protected !!